Di dalam sebuah organisasi perusahaan, terdapat divisi KASIR. Kasir adalah bagian yang sangat penting di dalam perusahaan karena kasir adalah salah satu divisi memegang fungsi keuangan di dalam perusahaan. Berbeda dengan divisi accounting & keuangan, kasir langsung berurusan dengan uang tunai / kas.
Oleh karena itu, seorang kasir harus bisa bekerja dengan baik, dan menjaga keamanan transaksi kas sesuai dengan prosedur yang berlaku sesuai SOP perusahaan. Divisi kasir sebisa mungkin harus meminimalkan risiko-risiko penyimpangan penggunaan kas.
Di dalam perusahaan, untuk menilai kinerja / performa kasir, maka divisi kasir dapat dinilai menggunakan Key Performance Indicator (KPI). Mungkin banyak dari anda yang masih bingung bagaimana cara menentukan indikator-indikator kinerja yang bisa dimasukkan ke dalam divisi kasir.
Pada pos ini, kita akan membahas contoh KPI kasir yang bisa diterapkan di perusahaan beserta penjelasan untuk masing-masing poin KPI kasir.
CONTOH KPI KASIR
 |
| Contoh KPI Kasir |
Keterangan:
Max = Semakin besar skor, maka nilai KPI semakin bagus
Min = Semakin kecil skor, maka nilai KPI semakin bagus
Capaian = angka pencapaian kasir di tahun lalu
Target KPI adalah target yang harus dicapai tahun ini. Dasar penentuan target KPI berdasarkan angka capaian tahun lalu, lalu dinaikkan atau diturunkan, atau dinilai tetap targetnya sesuai dengan pertimbangan manajemen.
1. Laporan pemasukan & pengeluaran kas kecil tersedia setiap hari
Kasir harus selalu membuat laporan pemasukan dan pengeluaran kas kecil setelah tutup transaksi di hari yang sama. Pemasukan dan pengeluaran kas kecil pada catatan laporan kasir harus sama dengan jumlah nominal fisik uang yang masuk dan keluar di hari tersebut.
Laporan pemasukan dan pengeluaran kas kecil harus dilaporkan kepada pimpinan / manajer keuangan, disertai dengan bukti-bukti yang akurat bahwa laporan tersebut memang sudah sesuai dengan jumlah fisik kas yang masuk dan keluar.
Apabila kasir tidak pernah terlambat membuat laporan pemasukan dan pengeluaran kas kecil setiap hari disertai dengan bukti-bukti laporan yang sudah benar, maka pencapaian / skor KPI semakin tinggi.
Nilai KPI bisa diberikan dalam bentuk persentase. Sebagai contoh, laporan pemasukan dan pengeluaran kas setiap hari maka jumlahnya adalah 30 hari. Jika terjadi penyimpangan atau keterlambatan laporan, maka persentasenya akan berkurang.
Misalnya terjadi keterlambatan laporan 1 hari, maka hitungannya: (29 /30) * 100% = 96,6%. Tentu ini akan mengurangi skor KPI, karena untuk poin pertama target KPI-nya harus 100%.
2. Ketersediaan minimum dana kas kecil
Setiap kasir pasti akan diberikan target untuk menyediakan dana minimum kas kecil. Mengelola dan mengatur jumlah ketersediaan dana minimum kas kecil adalah tugas penting seorang kasir, karena dana kas kecil sangat dibutuhkan perusahaan apabila terjadi transaksi2 mendadak.
Katakanlah kasir diberikan tugas untuk menyediakan dana kas kecil minimal sebanyak Rp70 juta di KPI. Maka kasir harus mengelola dana kas kecil agar dapat menyediakan kas kecil minimum sebesar Rp70 juta di perusahaan. Apabila kasir berhasil melaksanakan tugasnya, maka skor KPI tercapai (skor = 100).
3. Membayar supplier tepat waktu
Kasir harus bisa membayar supplier tepat waktu. Maka dari itu, koordinasi dengan setiap supplier sangat dibutuhkan, karena jika kasir tidak bisa membayar tepat waktu, tentu perusahaan akan berpotensi kehilangan supplier.
Kasir bisa diberikan KPI, misalnya harus membayar supplier maksimal / paling lama 1 minggu, dan maksimal pembayaran ke supplier adalah untuk transaksi yang nominalnya Rp5 juta, sedangkan transaksi dengan nominal diatas Rp5 juta harus dibayar lewat divisi keuangan.
Skor KPI bisa ditetapkan dalam satuan angka. Apabila kriteria tersebut tercapai, maka skor KPI 100. Jika terjadi penyimpangan, maka bisa dihitung berapa kali terjadi penyimpangan dalam pembayaran supplier. Misalnya jika terjadi penyimpangan 1 kali, maka skor KPI berkurang menjadi 95. Jika ada penyimpangan 2 kali, skor KPI berkurang menjadi 90 dan seterusnya.
4. Penyimpangan kas kecil saat audit internal
Divisi kasir pasti akan diaudit secara berkala oleh divisi internal audit. Dari hasil audit internal, diharapkan kasir memiliki penyimpangan kas kecil seminimal mungkin.
Penyimpangan kas kecil misalnya berkaitan dengan kelalaian seorang kasir, atau kesalahan kasir dalam menerima atau membayar tagihan tanpa ada surat jalan atau otorisasi dari pimpinan. Hal-hal seperti ini bisa termasuk dalam temuan audit internal saat mengaudit kasir, sehingga dapat mengurangi skor KPI.
Untuk KPI ini bisa ditetapkan dalam ukuran angka. Misalnya maksimal hanya boleh ditemukan penyimpangan sebanyak 2 penyimpangan. Jika terjadi 3 penyimpangan atau lebih, maka skor KPI akan berkurang. Semakin sedikit penyimpangan, skor KPI semakin bagus.
5. Penyimpangan penggunaan formulir kas bon
Kasir harus memastikan ketersediaan formulir kas bon untuk permintaan dan pengeluaran kas kecil. Di satu sisi, penggunaan kas bon harus ada otorisasi dari pimpinan.
Dalam hal ini, divisi kasir jangan sampai terlewat, karena bisa jadi kasir menerima kas bon tanpa ada otorisasi pimpinan. Jika kasir menerima kas bon seperti ini, maka hal tersebut dianggap sebagai kelalaian kasir, dan akan mempengaruhi nilai KPI.
6. Penilaian kasir oleh divisi lain / pimpinan
Kinerja kasir sebaiknya di-review atau dinilai oleh divisi lain yang memiliki hubungan bisnis langsung dengan kasir. Misalnya kinerja kasir bisa dinilai oleh divisi pembelian, internal audit, acoounting atau bahkan langsung oleh pimpinan.
Penilaian-penilaian ini bisa meliputi bagaimana kasir berkoordinasi dengan setiap departemen, apakah kasir kooperatif dalam menyelesaikan setiap masalah, penilaian perilaku, kedisplinan dan lain-lain.
Semakin tinggi penilaian divisi lain terhadap kinerja kasir, maka itu menunjukkan bahwa kinerja kasir semakin bagus, sehingga akan meningkatkan skor KPI di poin ini.
Itulah contoh KPI kasir beserta penjelasan untuk setiap indikator. KPI kasir diatas adalah contoh. Anda tidak harus meniru 100%. Anda bisa adopsi untuk kebutuhan perusahaan anda masing-masing
